Требования к ЭДО
При использовании ЭДО выделяют два вида документов:
- Формализованные документы - электронные документы, формат которых определен законодательством. При ЭДО с АО «ТД РЖД» такими документами являются:
- универсальный передаточный документ (далее - УПД), формат которого определен Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме»;
- универсальный корректировочный документ (далее – УКД), формат которого определен Приказом ФНС России от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ «Об утверждении формата корректировочного счета-фактуры и формата представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, в электронной форме».
- Неформализованные документы – электронные документы, форматы которых не регламентируются законодательством. При ЭДО с АО «ТД РЖД» ими являются, например, товарно-транспортная накладная, ж/д квитанция и иные документы, предусмотренные договором, заключенным между контрагентами. Неформализованные документы могут быть представлены в любых популярных форматах – PDF, JPEG, TIFF, MS Word и т. д.
Для того, чтобы электронный документ приобрел юридическую силу, должны быть соблюдены следующие условия:
- Документ должен быть подписан усиленной квалифицированной цифровой подписью. Подпись должна создаваться с привлечением криптографических средств, подтвержденных ФСБ РФ. Гарантом подлинности является сертификат электронной подписи, выданный аккредитованным удостоверяющим центром. . Необходимо отметить, что сотрудник, обладающий квалифицированной цифровой подписью, должен быть наделен правом подписи документов, участвующих в ЭДО, соответствующей доверенностью компании.
- Документ должен быть передан с помощью операторов ЭДО, аккредитованных ФНС. В качестве оператора ЭДО для АО «ТД РЖД» выступает АО «ПФ «СКБ Контур».
Несмотря на большое количество операторов ЭДО на рынке, далеко не все они имеют возможность передавать друг другу электронные документы своих клиентов. Для эффективного ЭДО желательно выбирать операторов, между которыми уже настроено такое взаимодействие (роуминг), либо пользоваться услугами одного оператора.
Также для начала использования ЭДО с АО «ТД РЖД» необходимо подписать соглашение об использовании электронных документов.
